O que acontece quando um projeto é aprovado?

Depois de acompanhar toda a produção do seu projeto, o cliente está com a expectativa alta para ver a sua nova criação funcionando não é mesmo?

Mas acreditem, essa é a hora mais delicada do projeto!

Esses anos todos de experiência nos mostraram que não podemos baixar a guarda da atenção e temos que focar em todos os detalhes para lançar o projeto no ar, livre de erros e mais do que preparado para gerar bons negócios para o cliente.

É por isso que na Kamus a entrega não só é mais um ‘card‘ no nosso Trello, é um evento!

No mercado o que mais vemos por aí nessa fase, é clientes recebendo e-mails com o login e senha avisando que o projeto está pronto, e só!

Aqui na Kamus nós entendemos que o cliente precisa ser apresentado ao seu projeto, principalmente no seu uso. Caso ele não nos contrate para atualizar o site, é fundamental que ele seja treinado para usá-lo.

Por isso, depois da aprovação, nós agendamos um treinamento baseado nas funções internas do projeto e criamos um treinamento online ensinando todos os passos. Nós ensinamos as funções básicas do WordPress, bem como as demandas específicas do layout.

Somente depois que o cliente está apto para operar o projeto é que dizemos que enfim, o projeto foi entregue.

Como eu vou testar o produto online para aprovação?

Imagine a seguinte situação: sua casa está um pouco velha e precisa fazer uns reparos em vários cômodos. Você chama um profissional, que avalia tudo e faz um proposta de trabalho e entrega um plano de atuação explicando como vai trabalhar e em que prazos.

Proposta provada, a sua família deixa a casa e a reforma começa. Passado alguns dias você vai na casa e percebe que a obra está atrasa porque o profissional decidiu mudar os planos e começou por outro cômodo e não o que foi acordado na proposta.

Situação complicada porque a reforma já começou tem um tempo e não há como voltar mais atrás e fazer tomada de preço com outro profissional, principalmente porque já teve gastos envolvidos, então o melhor é seguir em frente e acompanhar mais de perto as obras.

O grande problema é que você não tem como ir na sua casa todos os dias para acompanhar a evolução da reforma. Até o fim de toda a produção, a expectativa de ver tudo pronto cresce todos os dias e cada pequeno problema, o que é normal de ocorrer, vira um mega problema e a experiência se torna muito angustiante.

Não se preocupe, isso não acontecerá com o seu projeto na Kamus!

Aqui nós adotamos a metodologia Kanban como forma de acompanhar a produção e usamos a ferramenta Trello para todos os projetos.

Assim que a Kamus é contratada, em 5 minutos nós criamos um ‘board’ do seu produto com os ‘cards’ de TODAS as demandas necessárias para a entrega do seu projeto. Se houver a necessidade de alguma nova tarefa, ou uma demanda precisa ser ajustada, nós podemos criar rapidamente um novo ‘card’ ou alterar o já existente.

Tudo às claras para o cliente, que estará no ‘board’ acompanhando toda a movimentação.

Diferente da obra citada, você terá acesso ao projeto com login e senha e saberá exatamente quais demandas estão sendo produzida e já pode interagir caso perceba algo errado.

O resultado final, é uma experiência de produção tranquila e entrega dentro do prazo, sempre!

E se o projeto atrasar? Como fica o valor da minha hora-técnica?

O grande gargalo em produção é a quantidade de vezes que um escopo é modificado e que geram novas refações de trabalho. Isso acontece com muita frequência na maioria esmagadora de projetos e a Kamus foi modelada paraevitar justamente esse ‘core‘ de atuação do mercado.

É muito comum, mesmo de posse de um ‘briefing‘, o escopo ir alterando por falta de um direcionamento e acabamos “entubando” essas mudanças e quando percebemos, o projeto dobra de tamanho e tempo.

Esse cenário não é só ruim para os profissionais que atuam no projeto, mas para o cliente também! É só reconhecer que quanto mais o tempo passa, e mais novas funções são adicionadas ao escopo, mais a expectativa aumenta sobre o projeto, e em geral, o resultado entregue é aquém do esperado, e todos saem frustrados.

Na Kamus toda a produção é baseada na metodologia Kanban na plataforma Trello. Toda vez que somos contratados, nós criamos um ‘board‘ do produto, e com 5 minutos e pouquíssimos cliques, nós criamos a base de tarefas onde o projeto será acompanhado pelo cliente e coworkers.

Ou seja, os ‘cards‘ de TODAS as tarefas já estarão definidas.

Claro que existirão ajustes! Sim, mas a chance é minimizada uma vez que fica mais claro perceber se aquele pedido de mudança fere ou não o ‘briefing‘. O papel da Kamus é garantir que esses pedidos não alterem a quantidade de horas trabalhadas pelos coworkers do projeto.

Mas se ainda sim, a mudança for aceita, e ela impactar na geração de mais horas de produção, o coworker envolvido será bonificado em sua remuneração.

E se eu não gostar do que for entregue?

Precisamos de uma placa de trânsito que faça o motorista parar no cruzamento antes de atravessá-lo, evitando assim, possível colisões com outros motoristas que venham da rua transversal.

O resultado é a placa de “PARE” que todos nós conhecemos. Simples, funcional e universal, bastando trocar apenas o idioma.

O vídeo Placa STOP faz uma paródia justamente sobre um projeto cujo ‘briefing‘ muda de escopo o tempo todo, ampliando as necessidade e público-alvo. Não há foco na solução e sim no ego de quem está contribuindo para a criação da peça, deixando de lado a sua função e utilidade para o seu público.

Claro que temos a consciência que projetos se ajustam conforme são construídos. O que não significa que eles estão fugindo do ‘briefing‘. Mas é preciso foco para que o resultado final atinja a sua meta.

Na Kamus nós montamos toda a produção em ‘cards‘ no Trello para que o cliente possa aprovar ou pedir ajustes em cada tarefa, individualmente. Isso faz com que o projeto continue no foco, enquanto uma tarefa que o cliente reprovou é corrigida.

Isso evita aquele famosa frase “ué, mas não foi isso que eu contratei“, pois minimiza os ajustes, deixando claro para todos que fazem parte do projeto, que a produção está no caminho certo. Mas se não estiver, o cliente levanta a Placa STOP e ajustamos!

Como é a jornada do cliente na Kamus?

Certamente você já ouviu falar da Jornada do Consumidor. Existem muitos sites com centenas de artigos ensinando técnicas e metodologias sobre que tipo de conteúdo e abordagem usar em cada fase.

Mas esse não é o objetivo desse artigo.

Hoje eu quero contar pra você que chegou até esse site, já leu sobre a forma que trabalhamos aqui, mas ainda não entendeu direito como tudo funciona. Esse artigo foi criado para explicar e influenciar você a tomar uma decisão de compra: a contratação de um dos nossos produtos.

Apertem o cinto!

Vamos iniciar por onde tudo começa: a sua necessidade!

Imaginemos que a sua empresa é um escritório de contabilidade. Vocês não possuem um site, nem redes sociais. Só um logotipo. Ao chegar no nosso site através do artigo que fala sobre ‘cases’ de sucesso na Internet vocês acharam interessante existirem empresas mais sérias que fazem uma comunicação muito diferente nos seus sites e nas redes sociais.

Mas aí pintou o receio!

Como uma empresa de contabilidade pode se comunicar assim sem passar uma imagem de irresponsabilidade? Afinal, estamos falando de contabilidade. Um serviço mega sério.

Pois é, nós compreendemos que é difícil entender, por isso nós vamos facilitar e criamos uma linha do tempo para você entender as etapas de trabalho e como a sua empresa poderá a ser outro ‘case’ de sucesso de comunicação.

Vamos lá:

1ª Fase – Contratação

  • VOCÊ ESCOLHE UM PRODUTO
    Como a necessidade é um site, você escolheram o produto “Criação de site WordPress com layout exclusivo“. A Kamus enviará um e-mail com o orçamento, prazos de produção, e se a empresa estiver de acordo, é só retornar aprovando.
  • CONTRATANDO A KAMUS
    Na sequência a Kamus providenciará um e-mail com os dados para pagamento e agendará uma data para conversar sobre o briefing do projeto. (Para as empresas da cidade do Rio de Janeiro a reunião será presencial, as demais cidades, a reunião será remota via Whatsapp ou Hangout.)

2ª Fase – Planejamento

  • BRIEFING DO PROJETO
    Onde tudo começa. Essa reunião tem como objetivo conhecer a empresa e seus gestores, para traçar um perfil do estilo, abordagem, e claro, vamos conversar muito sobre o negócio e seu mercado. Dessa reunião nascerá o documento chamado “Briefing do projeto” que servirá de guia para todas as tomadas de decisões.
  • ANÁLISE S.W.O.T.
    Agora a Kamus fará uma profunda pesquisa de mercado para criar um segundo documento chamado “Análise S.W.O.T.“, com objetivo de definir as Forças (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats) da empresa para traçar uma estratégia de comunicação frente ao mercado.
  • ARQUITETURA DE INFORMAÇÃO
    Uma vez traçada a estratégia, agora é vez de definir a Arquitetura de Informação, ou seja, planejar todos os elementos de comunicação das páginas para ser usado como base da criação de conteúdo e layout. Nessa fase criaremos o documento “Arquitetura de Informação e Estrutura de Páginas“, que será usado por todos os profissionais.

3ª Fase – Produção

  • REDAÇÃO WEB
    Entra em produção o profissional de criação de conteúdo. O objetivo dele é criar todos os textos que irão compor o site, sempre levando em consideração a estratégia da abordagem, estilo de comunicação e metas de conversão a serem atingidas.
  • DESIGN WEB
    Nessa fase o designer web cria todas as telas do layout do site. Começando pelas telas de smartphones, passando pelo tablet e terminando no desktop. A meta é criar uma interface responsiva que seja acessível em todos os navegadores e plataformas.
  • DESENVOLVIMENTO WEB
    Fase de implementar o layout no CMS WordPress e garantir o funcionamento do site tanto na parte externa (front-end) quanto interna (back-end). O site precisa funcionar corretamente em todos os navegadores e plataformas.

4ª Fase – Lançamento

  • TESTE DE USO
    Última fase antes do lançamento, a ideia aqui é testar todas as páginas e elementos de interação como botões de formulários, links e outros para buscar possíveis erros para serem corrigidos.
  • LANÇAMENTO
    Fazer a migração da versão de testes para o servidor final, abrir o site e gerar muitos negócios!
  • TREINAMENTO DE USO
    Com o site no ar, é hora de fazer o treinamento com a equipe que irá atualizá-lo para que tenham autonomia de uso.

Em todas as fases, o seu papel como cliente é interagir comentando, aprovando e reprovando as demandas. E você fará isso sem precisar ficar escrevendo inúmeros e-mails que normalmente ficam lotando a sua ‘inbox‘ e acabam perdidos sem resposta.

Na Kamus nós utilizamos a plataforma Trello para controlar a produção. Cada demanda citada aqui está num ‘card‘ com tudo que é necessário para que os coworkers possam trabalhar nela. O Trello é super flexível, fácil de usar, tem uma curva de aprendizado super-rápida e o melhor de tudo, você pode usar um perfil gratuito para acessar o seu projeto, basta cadastrar-se nesse link.

E aí, compreendeu como será a sua jornada?

Garanto que ela será simples, focada e como resultado, você terá o melhor produto para começar a gerar negócios!

Em que horário eu poderei trabalhar no projeto?

Todos nós temos um “cronotipo“. Ou seja, um perfil variável de um determinado período do dia ou da noite em que somos mais ativos, e consequentemente, mais produtivos.

Um desses perfis é o matutino, que correspondem em média 10% da população. Essas pessoas acordam muito cedo e lá pelas 21h já estão mortas de sono, e em geral executam a maioria das suas tarefas antes do meio-dia.

Já os vespertinos ocupam outra fatia de 10% da população e são mais ativos depois das 20h, justamente por não conseguirem dormir cedo, nem acordar. Por conta disso, costumam ter menos horas de sono do que necessitam, descansando no fim de semana.

O restante da população intermediária consegue se ajustar aos horários bem mais do que os outros dois grupos.

Conhecer o seu cronotipo auxilia não só na produtividade, mas como também na qualidade de vida. E nesse tópico, nós da Kamus incentivamos muito! Quanto melhor for a qualidade do seu sono, mas dispostos você estará ao longo do dia.

Por isso incentivamos que todos os coworkers trabalhem no máximo até 4h por dia para a Kamus. Não importando qual o seu cronotipo. Basta se organizar para cumprir os prazos definidos nos ‘cards‘ e trabalhar no horário que for mais adequado para você.

Como é feita a aprovação do produto contratado?

Recentemente publicamos um artigo explicando como é possível acompanhar a produção de um projeto na Kamus. A ideia é aprovar a produção em tempo real, independente do número de tarefas e dos profissionais envolvidos.

Na Kamus nós usamos a plataforma Trello que possibilita que o cliente visualize remotamente tudo que está sendo produzido, aprovando ou pedindo revisão.

A ferramenta é gratuita e possui versão para desktop e roda em todos os navegadores (Chrome, Firefox, Safari e Internet Explorer), além de ter aplicativo para iOS e Android. Veja mais detalhes no site.

Mas e o projeto? Como verei o que está sendo produzido?

Se a empresa já possuir um domínio registrado e um site rodando normalmente numa hospedagem (e recomendamos a Xdevs para isso!), há duas situações em que o cliente pode optar:

Mantemos o site atual, deixando em pleno funcionamento e a produção é feita num outro endereço privado, onde só o cliente, ou o responsável pelas aprovações terão acesso. Assim que as tarefas forem concluídas pelos coworkers, eles atualizam o site, possibilitando a homologação do cliente, que pode aprovar ou pedir revisão.

A segunda situação é tirar o site do ar, deixando uma página temporária, que será criada especificamente para informar os usuários que o site está em construção, mas deixando dados suficiente para ficarem interessados pela estreia, deixando um formulário de retenção para serem avisados quando o mesmo for lançado (o mesmo acontecerá com as empresa que não possuem site).

Dessa forma é possível transformar visitantes em ‘leads’ e já iniciar um processo de comunicação, mesmo sem um site no ar!

Quantos projetos eu posso fazer ao mesmo tempo?

Qualidade de vida.

Essa sempre foi a meta quando comecei a modelar a Kamus. E como a operação da empresa é baseada na atuação dos coworkers, essa meta foi estendida para os profissionais que nos contratamos para nosso projetos.

Durante muito tempo enquanto freelancer, eu busquei metodologias e ferramentas que me auxiliassem na produtividade, mas que me beneficiassem também com mais tempo para estudos e lazer.

Depois de muito pesquisar, eu elegi 3 metodologias apoio como as principais na minha produção:

  • GTD (Getting Things Done) – Metodologia de gestão de prioridades de tarefas;
  • Pomodoro Techinique – Técnica foco em produção baseada em ciclos de 25 minutos;
  • Kanban – Conceito de acompanhamento de fluxo de produção;

Qualidade nas entregas

Para atingir excelência nas entregas e ainda sim ter qualidade vida, é preciso, antes antes de mais nada, limitar a quantidade de demandas, ter muito foco nas tarefas e fazer pausas recorrentes para aumentar a produtividade.

Dessa forma, na Kamus nós estimamos que todos os produtos devam ter atuação dos coworkers de no máximo 4 horas diárias em cada projeto. Esse tempo inviabiliza atuar em mais de um projeto ao mesmo tempo, ou seja, se você entrar para um time num projeto, só poderá participar de novas montagens de times, quando terminar o projeto atual.

Mas não se preocupe. O resultado final é produtividade alta, focada e com muita qualidade de vida para você!

E se a produção durar mais do que o tempo estimado no produto?

Nós usamos o blog não só para criar conteúdo conceitual sobre os nossos serviços engajando possíveis interessados nos nossos produtos. A ideia aqui é também responder empresários e coworkers nas suas principais dúvidas e o artigo de hoje visa argumentar um pouco mais sobre o prazo de entrega.

Num artigo recente nós mostramos como os projetos são acompanhados pelos clientes dentro da plataforma Trello. O texto mostra detalhadamente como é o fluxo de produção e como os clientes podem verificar o que está sendo produzido e intervir quando julgar necessário.

Só isso já é um grande diferencial de mercado, deixando a produção em tempo real, evitando aqueles enormes hiatos entre a contratação e a aproximação da data de entrega estimada.

Mas se algo sair errado? O que acontece?

Mesmo antes da produção começar, toda a estrutura foi pensada para minimizar os seus ruídos. Na montagem de time, o briefing é usado como catalizador na escolha do perfil de coworker mais adequado para o projeto.

Mesmo assim, se durante a produção, percebermos que ela está comprometida por alguma falha na gestão de equipe, a Kamus fará a troca de membro(s) do time sem custo para o cliente, e sem comprometer o prazo. Afinal, como sempre dissemos por aqui:

Prazo é sagrado!

Qual é a garantia da Kamus na entrega do produto dentro do prazo?

Toda empresa de prestação de serviço diz a mesma coisa: tem o melhor produto, os seus clientes estão sempre satisfeitos, e entrega tudo sempre dentro do prazo.

Na Kamus tudo é baseado na inteligência coletiva. Isso significa que muitos estão pensando em soluções para todos! Seja na contratação, na produção, na aprovação e na entrega. A opinião de quem faz parte do processo para melhorá-lo continuamente é o nosso perfil.

Quando modelei a Kamus pela primeira vez, ela já pensava fora da caixa desde a forma de se vender, quanto na execução. De lá pra cá, com a entrada de vários coworkers que somaram com novas ideias e experiências, esse modelo foi se ajustando com cada pequeno processo, chegando no modelo que temos hoje, e que garantimos que ainda vai continuar mudando!

E qual é a relação da Kamus com os prazos?

Num artigo recente citamos as 3 coisas são sagradas por aqui: Briefing, prazo e criatividade!

Como o escopo dos nossos produtos são fechados, a produção ocupa praticamente o mesmo número de horas para os coworkers, independente da sua velocidade ou estilo. Cabendo à Kamus monitorar e ajustar o que for necessário para que o fluxo de produção não se interrompa e o prazo seja cumprido.

A estimativa de tempo de produção de cada coworker foi validada na minha atuação como freelancer nos últimos 8 anos, e chegamos na quantidade de horas de cada produto atual. Mas se mesmo assim, um projeto ultrapassar o tempo estimado de alguma fase, a Kamus cobrirá o(s) custo(s) junto ao(s) profissional(is) envolvido(s), não onerando o valor final do produto para o cliente. Ou seja, garantimos a entrega no prazo, sempre!