Como eu vou testar o produto online para aprovação?

Imagine a seguinte situação: sua casa está um pouco velha e precisa fazer uns reparos em vários cômodos. Você chama um profissional, que avalia tudo e faz um proposta de trabalho e entrega um plano de atuação explicando como vai trabalhar e em que prazos.

Proposta provada, a sua família deixa a casa e a reforma começa. Passado alguns dias você vai na casa e percebe que a obra está atrasa porque o profissional decidiu mudar os planos e começou por outro cômodo e não o que foi acordado na proposta.

Situação complicada porque a reforma já começou tem um tempo e não há como voltar mais atrás e fazer tomada de preço com outro profissional, principalmente porque já teve gastos envolvidos, então o melhor é seguir em frente e acompanhar mais de perto as obras.

O grande problema é que você não tem como ir na sua casa todos os dias para acompanhar a evolução da reforma. Até o fim de toda a produção, a expectativa de ver tudo pronto cresce todos os dias e cada pequeno problema, o que é normal de ocorrer, vira um mega problema e a experiência se torna muito angustiante.

Não se preocupe, isso não acontecerá com o seu projeto na Kamus!

Aqui nós adotamos a metodologia Kanban como forma de acompanhar a produção e usamos a ferramenta Trello para todos os projetos.

Assim que a Kamus é contratada, em 5 minutos nós criamos um ‘board’ do seu produto com os ‘cards’ de TODAS as demandas necessárias para a entrega do seu projeto. Se houver a necessidade de alguma nova tarefa, ou uma demanda precisa ser ajustada, nós podemos criar rapidamente um novo ‘card’ ou alterar o já existente.

Tudo às claras para o cliente, que estará no ‘board’ acompanhando toda a movimentação.

Diferente da obra citada, você terá acesso ao projeto com login e senha e saberá exatamente quais demandas estão sendo produzida e já pode interagir caso perceba algo errado.

O resultado final, é uma experiência de produção tranquila e entrega dentro do prazo, sempre!

Como é feita a aprovação do produto contratado?

Recentemente publicamos um artigo explicando como é possível acompanhar a produção de um projeto na Kamus. A ideia é aprovar a produção em tempo real, independente do número de tarefas e dos profissionais envolvidos.

Na Kamus nós usamos a plataforma Trello que possibilita que o cliente visualize remotamente tudo que está sendo produzido, aprovando ou pedindo revisão.

A ferramenta é gratuita e possui versão para desktop e roda em todos os navegadores (Chrome, Firefox, Safari e Internet Explorer), além de ter aplicativo para iOS e Android. Veja mais detalhes no site.

Mas e o projeto? Como verei o que está sendo produzido?

Se a empresa já possuir um domínio registrado e um site rodando normalmente numa hospedagem (e recomendamos a Xdevs para isso!), há duas situações em que o cliente pode optar:

Mantemos o site atual, deixando em pleno funcionamento e a produção é feita num outro endereço privado, onde só o cliente, ou o responsável pelas aprovações terão acesso. Assim que as tarefas forem concluídas pelos coworkers, eles atualizam o site, possibilitando a homologação do cliente, que pode aprovar ou pedir revisão.

A segunda situação é tirar o site do ar, deixando uma página temporária, que será criada especificamente para informar os usuários que o site está em construção, mas deixando dados suficiente para ficarem interessados pela estreia, deixando um formulário de retenção para serem avisados quando o mesmo for lançado (o mesmo acontecerá com as empresa que não possuem site).

Dessa forma é possível transformar visitantes em ‘leads’ e já iniciar um processo de comunicação, mesmo sem um site no ar!

Como eu vou acompanhar a produção do que é feito?

Nós sabemos o quanto é difícil lidar com a comunicação em equipe quando estamos num projeto. Em geral são muitos e-mails com cópias para todos do time, muitas mensagens agrupadas, outras separadas, isso sem falar dos e-mails com assuntos genéricos em vez de específicos, entre outras situações.

Isso definitivamente não é produtivo, e pior, o projeto fica comprometido.

Na Kamus nós usamos a plataforma Trello para gerenciar os projetos dos nossos clientes. Com ela o fluxo de produção é centralizado, bem como a comunicação com a equipe e cliente, seja pelo browser, tablet ou smartphone.

Baseado na metodologia Kanban, que visa manter o fluxo de produção sem interrupções, com uma visão clara das demandas e dos possíveis gargalos, o Trello se torna um grande aliado nas tomadas de decisões da produção, agregando muito valor nos projetos.

Conhecendo a plataforma Trello

Para entender o funcionamento do Trello é preciso conhecer os seus principais itens. Começamos pelo ‘board‘ (quadro, em português), que é o local onde o projeto estará.

No ‘board‘ definimos quem faz parte do projeto adicionando todos os membros da equipe, inclusive o cliente.  Para isso, todos devem possuir uma conta na plataforma. O cadastro é gratuito e dá pra criar um perfil em menos de 2 minutos.

Dentro de cada ‘board‘ é possível criar várias ‘lists‘ (listas), de acordo com as necessidades do projeto. As ‘lists‘ funcionam como fases no processo de produção. Na Kamus nós organizamos os projetos com as seguintes fases:

  • Inbox – Aqui temos o repositório de todas demandas do projeto.
  • Doing – Quando uma demanda está nessa lista, significa que estamos executando as suas respectivas tarefas naquele momento.
  • Homologation – Lista de conclusão da demanda. Aqui é o momento de avaliar o que foi feito e comentar os possíveis ajustes.
  • Review – Uma vez homologado, a demanda que é movida para essa lista, todas as novas demanda sugeridas nele deverão ser executadas.
  • Done – Quando uma demana chega nessa lista, significa que tudo está correto e implementado.

Por fim, o último item é a própria demanda em si, que é representada pelo ‘card‘ (cartão). Nela, nós configuramos quem atuará no ‘card‘, que tipo de demanda é, quando precisa ficar pronta, além de outras informações.

Dessa forma, o processo é todo feito através da movimentação dos ‘cards‘ através das ‘lists‘ evitando ter que lidar um volume de e-mails gigante enquanto a produção é feita.

Quais as vantagens desse formato?

A metodologia Kanban nos permite ter um fluxo de produção muito contínuo, independente da quantidade de pessoas envolvidas. Como as tarefas são independentes, cada membro trabalha na sua demanda conforme a sua conveniência. O papel da Kamus é acompanhar a produção e garantir que todos mantenham o fluxo, ajustando-o quando necessário.

Na plataforma Trello isso fica muito claro. Dá facilmente para perceber quando uma demanda não evolui mudando de fase. E isso nos permite trabalhar na solução ou ajuste rapidamente, enquanto todas as outras demandas continuam sendo concluídas.

Até mesmo começar um projeto é bem simples com o Trello. Como os produtos da Kamus possuem escopo fechado, nós já temos os modelos prontos de todos os produtos e em menos de 5 minutos, já é possível criar um ‘board‘ para um novo projeto. A ideia é que na Kamus a experiência na produção do seu projeto seja simplesmente espetacular! Que seja sem estresse e rápido, dando espaço para você focar naquilo que você mais precisa:

Na solução dos seus negócios!